Vor Kurzem haben wir in unserem Testmagazin KONSUMENT den Brief eines Lesers abgedruckt, der sich über den oft nachlässigen Umgang mit der Betreffzeile von E-Mails beklagt. Dem kann ich mich aus eigener Erfahrung nur anschließen.
Mehr als eine Handvoll
Zunächst einmal ist es ja nicht so, dass täglich nur eine Handvoll Mails in meinem Posteingang landen. Viele davon stammen von Kolleginnen und Kollegen, etliche davon sind Newsletter diverser Firmen und Institutionen, aber immer wieder ist auch Leserpost darunter, die nicht über konsument@vki.at oder leserbriefe@konsument.at hereinkommt, sondern an mich persönlich adressiert ist.
Vorsortierung durch Vorschau
Die Vorschau, welche die ersten 2 oder 3 Zeilen der E-Mail anzeigt, habe ich aus Gewohnheit deaktiviert, weil ich mich in einem ersten Sortierdurchgang nur an Absender und Betreff orientiere. Außerdem kann ich eindeutige Spamnachrichten auf diese Weise ungeöffnet löschen. Entsprechend aussagekräftig sollte die Betreffzeile also sein.
Dem Thema auf der Spur
Zumindest sollte ich ihr entnehmen können, um welches Thema es sich handelt. Zusammenhanglos in der Luft hängende Schlagwörter wie „Frage“ oder „Problem“ sind da wenig hilfreich. „Windows 10“ gibt immerhin schon einen Hinweis, lässt aber immer noch offen, ob die Person ein konkretes, vielleicht dringendes Computerproblem hat, eine Anmerkung zu einem erschienenen Artikel oder vielleicht den Wunsch, unser Buch zum Thema zu bestellen.
Rasche Weiterleitung
Manchmal bin ich jedenfalls schlichtweg der falsche Ansprechpartner und eine rasche interne Weiterleitung wäre im Interesse aller Beteiligten. Außerdem steigen die Chancen, dass eine bereits archivierte E-Mail mit eindeutigem Betreff bei Bedarf auch Monate oder Jahre später noch über die Suchfunktion gefunden wird.
Verdächtige Leere
Ganz schlecht ist es dagegen, die Betreffzeile leer zu lassen, was öfter vorkommt, als man glauben möchte. Das lässt nicht nur mich an die Möglichkeit von Spam denken, auch die Spamfilter der E-Mail-Programme sind darauf programmiert, betrefflose Nachrichten automatisch auszusortieren. Befinden sie sich im Spamordner, erhöht dies das Risiko, dass sie übersehen werden.
Lohnend
Man sieht, die Befassung mit der Betreffzeile kann sich für beide Seiten lohnen.
