Maturaball organisieren - Gute Planung ist wichtig

Für einen Maturaball gibt es meist zwei Gründe. Erstens will der Schulabschluss mit Kolleg:innen, Freund:innen, Lehrpersonal, Eltern und Verwandten gefeiert werden. Denn das Ende der Schulzeit bedeutet einen tiefen Einschnitt im Leben der jungen Menschen. Zweitens soll im besten Fall Geld für eine Maturareise übrig bleiben. Damit aber genügend Marie vorhanden ist, um im Meer vor Mallorca abzutauchen und nicht wegen fehlendem Kies an den Schotterteich gefahren werden muss, sollte beim Maturaball nichts dem Zufall überlassen werden.

Manche Abschlussklassen verzichten auf einen Maturaball. Für die einen ist das finanzielle Risiko zu groß oder die Ausgaben für die festliche Kleidung zu hoch. Andere wollen sich den fordernden Aufwand einfach nicht antun. Außerdem knabbert die Organisation des Balls ordentlich am Zeitbudget für die Vorbereitung auf die Matura.

Dass die Planung und Ausführung des Maturaballs viel Zeit und Mühe erfordern, lässt sich nicht leugnen. Viele Fragen sind zu beantworten: Wo soll der Ball stattfinden? Welche Band, welchen DJ und welche Technik wählen wir? Wollen wir einen Fotografen und ein Video? Welche Deko und welcher Blumenschmuck sollen es sein? Machen wir eine Matura(ball)zeitung? Welche Tanzschule übt mit uns für die Polonaise? Soll es ein Sektfrühstück geben? Welches Übergangslokal nehmen wir? Bei welchen Firmen fragen wir wegen Sponsoring und Tombolapreisen nach?

Viele, die einen Maturaball veranstalten wollen, fühlen sich zu Beginn der Vorbereitung überfordert und nehmen Hilfe gerne an. Aber wer kann diese bieten? Oft gibt es eine Maturaball-Mappe, in der Informationen der ehemaligen Bälle zusammengefasst sind. Manchmal sind auch der Elternverein oder Lehrer:innen bei der Organisation dabei. Diese können oft Wissenswertes weitergeben. Aber es gibt auch Unterstützung von außen. Im Internet finden sich Seiten, die gute Tipps geben und zum Teil auch anbieten, Aufgaben gegen Bezahlung zu übernehmen. Das wären zum Beispiel ball-checker.at, maturaball.org, ballbox.at oder ballguide.at. So lassen sich Checklisten und gute Tipps finden. Oft wird auch auf rechtliche Probleme eingegangen.

Die Liste der Dinge, an die gedacht werden muss, ist lang. Im Folgenden werden einige Punkte und Überlegungen herausgegriffen.

Eine grundlegende Frage stellt sich zu Beginn aller Vorbereitung: Wer organisiert den Maturaball? Im Großen und Ganzen haben sich zwei Gruppen durchgesetzt. Der Verein und das Ballkomitee. Ein gemeinnütziger Verein kann genau für diesen Zweck gegründet werden. Oder der bestehende Elternverein tritt als Veranstalter auf. Wobei das Ballkomitee eindeutig zu bevorzugen ist, vor allem wenn es ums Geld geht.

Vorteil

Wird der Ball vom Elternverein organisiert, hat das den Vorteil, dass dieser meist schon Erfahrung und Übung darin hat. Außerdem sind seine Mitglieder volljährig und damit geschäftsfähig.

Nachteil

Ein gemeinnütziger Verein – also auch der Elternverein – hat aber einige Nachteile als Veranstalter. Durch die vorgegebene Gemeinnützigkeit darf ein möglicher Gewinn nicht an Maturant:innen – zum Beispiel für eine Maturareise – weitergegeben werden. Die Finanzierung einer Maturareise ist kein gemeinnütziger Zweck. Bedürftige Schüler:innen könnten schon unterstützt werden, aber eben nicht alle. Will der Elternverein den Ball veranstalten, muss diese Möglichkeit auch in den Statuten festgeschrieben sein. Ein weiterer Nachteil ist, dass mehrere Steuern anfallen können.

Vorteile

Die Personen des Ballkomitees brauchen sich keine Gedanken zu machen, welche Steuern möglicherweise abzuführen sind – weil in der Regel keine anfallen. Bleibt nach dem Ball – wie erhofft – Geld übrig, darf dieses für jeden Zweck, also auch für eine Maturareise verwendet werden.

Ein solches Komitee stellt eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts dar. Für die Gründung ist nicht einmal ein schriftlicher Vertrag erforderlich.

Nachteile

Wird das Ballkomitee von Schüler:innen gegründet – was am üblichsten ist –, kann das Alter der Jugendlichen zum Problem werden. Nämlich dann, wenn diese nicht volljährig sind. Verträge mit Dienstleistern sind dann ungültig. Ein Vertragsabschluss ist nur möglich, wenn alle im Komitee volljährig sind oder das Komitee die Vollmacht von jedem Einzelnen – im Fall von Minderjährigen von den Erziehungsberechtigten – beschafft hat. Ein weiteres Problem ist die Haftung. Deutlich leichter fällt die Organisation daher, besteht das Komitee aus Volljährigen.

Um die Kosten zu drücken, empfiehlt sich, besonders bei Kostenintensivem mehrere Angebote einzuholen. Zu den größten Brocken gehören der Veranstaltungsraum (mit Zusatzkosten wie Strom oder Videoübertragung), die Musik, der Video- und Fotograf, das Catering und die Erstellung einer Maturaballzeitung. Bei diesen Punkten gibt es oft sehr große Preisunterschiede. Vergleichen und möglicherweise Verhandeln ist daher sinnvoll. 

Darüber hinaus gilt: Selbermachen ist meist günstiger als zukaufen.

Wichtig ist, dass beim Ausschenken von Alkohol auf das Jugendschutzgesetz geachtet wird, damit die edlen Tropfen nicht in die falschen Kehlen gelangen.

Wird der Verkauf an den Ständen – wie der Bar – nicht von Freiwilligen durchgeführt sondern von bezahlten Helfer:innen, müssen diese angemeldet und für sie Abgaben geleistet werden. Falls eine Event- oder Cateringagentur beauftragt wurde, sollte diese als Arbeitgeber auftreten. Dann sind die Ballveranstalter mit den Verpflichtungen gegenüber den Behörden aus dem Schneider.

Zu den lustigeren Aufgaben der Vorbereitung gehört die Suche nach dem Motto des Balls. Während sich manche nach der bestandenen Reifeprüfung sehnen – STAR(K) WARS: Möge die Matura mit uns sein –, gehen andere von einem erfolgreichen Abschluss aus: GYM OVER – Next Level University. Oft wird die Schulform ins Motto eingegliedert: James BORG – Im Auftrag unserer Matura. Kann auch der Geheimagent nicht mehr helfen, darf in einem Abteigymnasium schon einmal Jenseitiges angesprochen werden: Angels on Fire – Im Himmel ist die Hölle los. Offenbar ist die Suche nach einem Motto aber nicht immer einfach, dann wird das Kind beim Namen genannt: ERROR 404 – Maturaballthema konnte nicht gefunden werden. 

Viele Maturant:innen wollen ihren Ball möglichst umweltfreundlich gestalten. Denn an allen Ecken und Enden finden sich Möglichkeiten dazu. Zum Beispiel durch die Verwendung von Mehrweg statt Einweg, regionalen Produkten, umweltverträglicher Deko und Reinigungsmitteln, nachhaltiger Energie oder nicht in Plastik verpackten Tombolapreisen. Eine Schule hat einen nachhaltigen Ball nach den Kriterien des Österreichischen Umweltzeichens für Green Events ausgerichtet und zertifizieren lassen. Als Hilfe für andere wurde ein Leitfaden erstellt. Dieser kann auf konsument.at/gruener-ball heruntergeladen werden.

Am 21. November 2023 gibt es ab 8:45 im Grazer Congress und online eine Maturaballmesse. Weitere Informationen finden Sie unter ball-checker.at/treffpunkt.