Microsoft Word und OpenOffice - Listen alphabetisch reihen

Wenn Sie in Word oder OpenOffice z.B. aus dem Gedächtnis eine umfangreichere Namensliste erstellen, dann ist es sinnvoll, diese anschließend in alphabetische Reihenfolge zu bringen. Diese Funktion ist ins Programm integriert. Wichtig ist nur, dass Sie für jeden Namen einen eigenen Absatz vorsehen, d.h. nach jedem Namen mit der „Return“-Taste eine Absatzschaltung machen. Danach markieren Sie die gesamte Liste mit dem Mauszeiger und führen folgende Schritte durch:

• Word 2003: Klicken Sie im Menü auf „Tabelle/Sortieren/OK“
• Word 2007 und 2010: Klicken Sie im Menü „Start“ im Bereich „Absatz“ auf das Symbol „Sortieren“, das durch die Buchstaben „A, Z“ sowie einen nach unten zeigenden Pfeil gekennzeichnet ist. Im anschließenden Dialogfenster bestätigen Sie mit „OK“.
• In allen Fällen lauten die standardmäßigen Vorgaben für die Sortierreihenfolge „Absatz“ sowie „aufsteigend“. Das bedeutet, dass der Beginn jedes Absatzes für die alphabetische Reihung herangezogen wird und diese von A nach Z erfolgt. „Absteigend“ würde die Reihenfolge von Z nach A umdrehen.
• In OpenOffice wiederum verbirgt sich dieselbe Funktion hinter „Extras/Sortieren/OK“. Statt Absätzen ist hier etwas verwirrend von Zeilen die Rede.
• Falls Sie Ihrer Namensliste z.B. auch die Adressen hinzufügen und diese der Übersichtlichkeit halber mehrzeilig anführen möchten, dann dürfen Sie die zusammengehörigen Zeilen nicht durch eine Absatzschaltung voneinander trennen, sondern nur durch eine Zeilenschaltung. Dazu halten Sie die „Shift“-Taste (die Sie für die Großbuchstaben verwenden) gedrückt, während Sie wie gewohnt mit der „Return“-Taste umschalten. Erst wenn der nächste Name an der Reihe ist, führen Sie eine Absatzschaltung durch. So bleiben die Namen und die richtigen Adressen beim alphabetischen Sortieren beisammen. Eine durchgeführte Zeilenschaltung erkennen Sie an dem kleinen Pfeil am Ende der Zeile.