KONSUMENT-Computertipps: Wir zeigen, wie Sie Umwege vermeiden, Probleme lösen und informieren über nützliche Alternativen. - Diesmal: Eine versteckte Funktion von Microsoft Office ermöglicht die Gestaltung professioneller Online-Formulare.
Immer häufiger begegnet man elektronischen Formularen im PDF-Format. Das Ausfüllen ist mit jedem PDF-Reader möglich, für das Erstellen ist ein kostenpflichtiger PDF-Editor notwendig. Wer ohnehin Microsoft Office verwendet, kann auf dessen verborgene Möglichkeiten zur Gestaltung eines Word-Formulars zurückgreifen.
Klicken Sie in „Word“ auf »Datei/Optionen/Menüband anpassen« und setzen Sie im rechten Fenster vor „Entwicklertools“ einen Haken.
Im Menüband finden Sie nun den gleichnamigen Reiter und dort unter „Steuerelemente“ ein gelbes Ordnersymbol mit zwei gekreuzten Werkzeugen. Darin befinden sich die „Formulare aus Vorversionen“, die sich aufgrund ihrer Kompatibilität und ihrer einfachen Bedienung empfehlen.
Die drei ersten Symbole von links sind die Formularsteuerelemente: „Textfeld“ erklärt sich von selbst, „Kontrollkästchen“ erlaubt das Setzen kleiner Quadrate, die per Mausklick ankreuzbar sind, und mit dem „Kombinationsfeld“ erstellt man Dropdown-Menüs, bietet also eine Reihe vordefinierter Auswahlmöglichkeiten.
Haben Sie eines dieser Formularsteuerelemente gesetzt, dann gelangen Sie mittels Doppelklick auf das Element zu dessen Einstellungen. Hier können Sie unter anderem eine maximale Textlänge oder einen Schrifttyp definieren und die Auswahlmöglichkeiten für das Dropdown-Menü vorgeben. Für umfangreicheren Text, der aber die Formatierung des Formulars nicht sprengen soll, bewährt sich auch die Kombination einer herkömmlichen Tabelle mit dem Formularsteuerelement „Textfeld“. Dabei müssen Sie die Größe der Tabelle exakt festlegen und dürfen keine Änderungen zulassen.
Apropos Änderungen: Um das fertige Formular zu aktivieren, klicken Sie unter „Entwicklertools“ im Bereich „Schützen“ auf »Bearbeitung einschränken«. Punkt 1 ist optional, wichtig sind die „Bearbeitungseinschränkungen“. Dort sollten Sie in der Regel nur das Ausfüllen zulassen. Danach wenden Sie den Schutz an.
Das Setzen eines Kennworts ist nicht verpflichtend, Sie müssen aber auf jeden Fall „OK“ anklicken.
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