Outlook: E-Mails drucken - Zur Archivierung und Dokumentation

KONSUMENT-Computertipps: Wir zeigen, wie Sie Umwege vermeiden, Probleme lösen und informieren über nützliche Alternativen. – Diesmal: Wie Sie eine E-Mail aus Outlook schnell drucken können, lesen Sie in diesem Beitrag. 

Natürlich ist es in gewisser Weise widersinnig, E-Mails auszudrucken, wurden sie doch als Ersatz für die handgeschriebenen Briefe erfunden. Das ändert aber nichts daran, dass es zwecks Dokumentation und Archivierung manchmal sinnvoll oder notwendig ist, dies zu tun. Dann vermisst man allerdings jene Einstellungs- und Formatierungsoptionen für den Ausdruck, die man beispielsweise unter Word vorfindet.

Unerwünschte Zeilen- und Seitenumbrüche vermeiden

Für E-Mails steht nur das sogenannte Memoformat zur Verfügung. Folge seiner rudimentären Anpassungsmöglichkeiten sind oft unerwünschte Zeilen- und Seitenumbrüche, die die Lesbarkeit beeinträchtigen und zur Papierverschwendung beitragen. Zufriedenstellenden Ausweg gibt es mit den vorhandenen Mitteln keinen, aber zumindest ein paar Kompromisslösungen.

Verschiedene Lösungen

Eine Möglichkeit ist, dass Sie einfach den Inhalt der E-Mail kopieren und in ein Word-Dokument einfügen. Hier ist aufgrund der unterschiedlichen Formatierung allerdings eine gewisse Nachbearbeitung notwendig, wiederum im Hinblick auf die Lesbarkeit. Oder Sie öffnen die zu druckende E-Mail, klicken oben im Menüband im Bereich „Verschieben“ auf „Aktionen“ und in dem aufklappenden Fenster auf „Ansicht im Browser“. Der Text der E-Mails wird dann im Standardbrowser geöffnet, wo Ihnen zumindest ein paar zusätzliche Druckoptionen zur Verfügung stehen.

Was Sie ebenfalls versuchen könnten: Gehen Sie auf „Drucken“ und wählen Sie anstelle Ihres Druckers die Option „Als PDF drucken“ oder „Print to PDF“. Dann haben Sie die E-Mail zunächst elektronisch als PDF vorliegen und sollten ebenfalls zusätzliche Optionen für den Ausdruck vorfinden. Das Bearbeiten des Textes ist in diesem Fall jedoch nicht möglich.

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