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Datensicherung & -archivierung: Ordnung auf der Festplatte - Mehr Platz

Der Computer muss nicht fein säuberlich „aufgeräumt“ sein, aber eine gewisse Grundstruktur vereinfacht die Datenverwaltung.

Ordnungssysteme

„Eigene Dateien“ heißt der unter den „Windows“-Betriebssystemen (aktuell: „Vista“) standardmäßig angelegte Ordner. Er ist dazu bestimmt, Textdokumente, Fotos, Musik und andere wertvolle persönliche Daten aufzunehmen. Deshalb hat er Priorität beim Backup, also der Datensicherung (siehe dazu: Weitere Artikel -  "Datensicherung: Nicht für die Ewigkeit 10/2007").

Wie bei einem Karteikasten oder einem anderen „altmodischen“ Ordnungssystem sollten Sie die einzelnen Dateien allerdings nicht einfach nur in den Ordner „hineinschaufeln“. Zwar beinhalten sowohl „Vista“ (links unten im „Start“-Menü) als auch Apples „Mac OS X“ (Lupensymbol rechts oben in der Menüleiste) hilfreiche Suchfunktionen. Allerdings muss das eingegebene Wort in den Dateien bzw. den Ordner- und Dateinamen enthalten sein, und die Anzahl der angezeigten Treffer kann recht hoch ausfallen.

Klassische Baumstruktur

Die eigentliche Kunst bei der Archivierung ist somit das systematische Ablegen mit dem Ziel des raschen Wiederauffindens, etwa via „Windows Explorer“ oder dem „Finder“ von Apple. Die Unterteilung der „eigenen Dateien“ in Textdokumente, Fotos, Musik, Videos etc. ist ein wichtiger Schritt hierzu. Diese Ordner sind gleichfalls schon vorgegeben.

In der Folge benötigen Sie eine Reihe von Unterordnern (anzulegen im „Explorer“ unter „Organisieren“, im „Finder“ unter dem Zahnrad-Symbol). So können Sie z.B. die Textdokumente in „Geschäftlich“ und „Privat“ aufgliedern und diese Ordner wiederum in „Evidenz“ und „Erledigt“, in „Briefe“ und „Faxe“ und so fort.

Screenshot: Ordnerstruktur Windows Explorer Screenshot: Ordnerstruktur Apple
Baumstruktur Windows Explorer Baumstruktur "Finder" von Apple

 

 In Heft 10/2007 brachten wir den ersten Teil zu diesem Thema [ Datensicherung: Nicht für die Ewigkeit

Für das Ablegen von Fotos können Sie ebenfalls eine solche klassische, hierarchische Baumstruktur erstellen. Wobei ein sinnvoller Zugang ist, von der Jahreszahl auszugehen, also zunächst einmal für jedes Kalenderjahr einen Gesamtordner anzulegen, der alle Fotos aufnimmt, die in diesem Zeitraum entstanden sind. Innerhalb jedes Jahresordners können Sie dann beliebig weiter unterteilen, etwa in „Familienfeiern“, „Kindergeburtstage“, „Schulveranstaltungen“, „Urlaub“, „Freunde“, „Tiere“, „Haus und Garten“, „Weihnachten“ usw. Auch diese Ordner können Sie noch aufgliedern, um jedes Foto eindeutig einem Zeitpunkt oder Ereignis zuzuordnen.

Thematische Anordnung

Alternativ können Sie thematisch an die Sache herangehen und Kindergeburtstage, Urlaube und Co. als übergeordnete Schlagwörter verwenden. Innerhalb dieser Ordner erfolgt dann eine chronologische Reihung nach Kalenderjahren, nach Urlaubszielen etc.

Die Schwäche dieses Systems wird dann deutlich, wenn Sie auf Fotos stoßen, die zwei oder mehreren Ordnern zugehören müssten. Das kann z.B. ein Tierfoto sein, das während einer Kindergeburtstagsparty entstand. Möchten Sie das Bild nicht komplett aus dem Zusammenhang reißen, bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als es parallel in zwei verschiedenen Ordnern abzuspeichern. Wenn sich solche Fälle häufen, geht eine Menge Speicherplatz auf der Festplatte verloren.

Praktische Archivierungshilfen

Eine Lösung für dieses Problem haben sich die Anbieter diverser Bildarchivierungssoftware überlegt. Dazu gehören die kostenlos erhältlichen Programme „Google Picasa“ ( http://picasa.google.de ) und „Adobe Photoshop Album Starter Edition“ ( www.adobe.com/de ), der für 30 Euro beziehbare Klassiker unter der Bildarchivierungssoftware „ACDSee Foto Manager“ ( http://de.acdsee.com ) sowie „iPhoto“ von Apple, das beim Kauf eines „Mac-“Computers mitgeliefert wird ( www.apple.at ).

Chronologische Reihung

Die einzige Reihung, die diese Programme standardmäßig vornehmen, ist die chronologische (nach dem Kalenderjahr). Beim Überspielen auf den Computer wird jedes Bild anhand des Aufnahmedatums erfasst – eine von vielen Informationen, die die Digitalkamera im Rahmen der sogenannten EXIF-Daten mitliefert. Die Voraussetzung dafür ist, dass in der Kamera das Datum korrekt eingestellt ist (Achtung! Die Einstellung kann auch verloren gehen, wenn beim Akkuwechsel zu viel Zeit verstreicht!).

Eine nachträgliche Korrektur des Aufnahmedatums eines Bildes ist nur mit spezieller Software möglich, etwa „Photo Info“ oder mit den unter www.publicspace.net angebotenen Programmen für Windows und Mac OS X.

 In Heft 10/2007 brachten wir den ersten Teil zu diesem Thema [ Datensicherung: Nicht für die Ewigkeit

Fotos mehrfach zugeordnet

Das Prinzip hinter den genannten Programmen ist, dass jedes Foto nur einmal auf der Festplatte vorhanden ist, selbst wenn es mehrfach zugeordnet wird. Nach dem Import ins Archivierungsprogramm haben Sie zwar die Möglichkeit, die Bilder individuell angelegten Ordnern zuzuteilen. Dabei werden diese Bilder aber weder verschoben noch kopiert, sondern sie bleiben unverändert an ihrem Platz im allgemeinen Bildarchiv. Abgespeichert werden lediglich die Informationen, welche Fotos zu welchen Ordnern gehören, damit das Programm sie heraussuchen und anzeigen kann.

Beschlagworten und bewerten

Zusätzlich können Sie Schlüsselwörter vergeben, die die Bildersuche vereinfachen. So kann ein und dasselbe Foto z.B. mit „Kinder“, „Familie“ und „Porträtfotos“ beschlagwortet sein. Als weitere Hilfestellung gibt es schließlich noch eine Bewertungsmöglichkeit in Form der Vergabe von Sternen oder Punkten.

Wobei Sie dies nicht unbedingt im Sinne von Schulnoten auffassen müssen. Stattdessen können Sie die Bewertung als Werkzeug verwenden, mit dem Sie etwa rein private Fotos oder solche, die Sie zwar aufheben, aber aufgrund mangelnder Qualität nicht herzeigen möchten, bei der Suche gezielt ein- oder ausschließen. Nur was für die Öffentlichkeit bestimmt ist, bekommt also z.B. fünf Punkte, die privaten Bilder dann vier usw.

 In Heft 10/2007 brachten wir den ersten Teil zu diesem Thema [ Datensicherung: Nicht für die Ewigkeit

Archivierungsprogramme in der Zukunft

Die einzigen Bedenken gegen die Verwendung eines Archivierungsprogramms: Niemand kann sagen, ob in einigen Jahren die dann aktuelle Version die alten Informationen noch lesen kann oder ob es die Software überhaupt noch gibt. Dann sind zwar nicht die Fotos verloren, aber die Ordnung ist dahin.

„Bibliotheken“ für Musik

Nach dem Prinzip der Bildarchivierung funktionieren auch die Musikverwaltungsprogramme, wie der mit dem Betriebssystem mitgelieferte „Windows Media Player“ oder – allen voran – „iTunes“, das auf allen Macs vorinstalliert, aber auch für den PC erhältlich ist ( www.apple.com/at/itunes ). Hier gibt es eine allgemeine „Bibliothek“, in der sämtliche Musiktitel gespeichert sind. In den beliebig zusammenstellbaren Ordnern (= Wiedergabelisten) finden sich dann wiederum keine Kopien, sondern nur die Informationen, welche Titel dazugehören. Diese Wiedergabelisten können Sie beliebig verändern oder löschen, ohne dass die Originaldatei davon berührt ist.

Speichermedien 

Auf die verschiedenen Speichermedien für die Archivierung – von CD und DVD über USB-Stick und Speicherkarte bis zur externen Festplatte und zur Online-Festplatte – sind wir bereits in „Konsument“ 10/2007 [ Datensicherung, Backup ] eingegangen. Wobei Online-Festplatten, also Speicherplatz auf einem Internetserver, der von einem Anbieter bereitgestellt wird, speziell für die Fotoarchivierung am wenigsten geeignet sind. Wenn Sie regelmäßig fotografieren, fallen große Datenmengen an. Das Hinaufladen (Upload) auf den Server nimmt nicht nur viel Zeit in Anspruch, sondern verbraucht auch entsprechend viel Datenvolumen.

 In Heft 10/2007 brachten wir den ersten Teil zu diesem Thema [ Datensicherung: Nicht für die Ewigkeit

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